"Lean PM und Pragmatic PM: Wenn weniger Methode mehr Projekt bedeutet"

Ein mittelständischer Maschinenbauer führt vor zwei Jahren Scrum für die Softwareentwicklung ein. Heute gibt es Daily, Planning, Review, Retro, Backlog-Refinement – vollständig nach Lehrbuch. Trotzdem klagt das Team über Überlastung, und der Projektfortschritt hat sich kaum verbessert. Ein Blick in den Kalender zeigt: Allein die Zeremonien fressen pro Woche mehr als zehn Stunden pro Person. Niemand hat sich je gefragt, ob das Team diese Dosis wirklich braucht – die Methode wurde übernommen, nicht angepasst. Genau an diesem Punkt setzen zwei verwandte, aber unterschiedliche Denkschulen an: Lean Project Management und pragmatisches Projektmanagement.

Lean PM: Verschwendung sichtbar machen

Lean Project Management überträgt Prinzipien aus der Produktion – ursprünglich vom Toyota-Produktionssystem geprägt – auf die Projektarbeit. Der Kerngedanke: Jede Aktivität, die keinen Wert für Kunde oder Auftraggeber schafft, ist Verschwendung und sollte identifiziert und reduziert werden. Klassischerweise werden sieben Verschwendungsarten unterschieden: Warten, unnötiger Transport von Information oder Material, Over-Processing (mehr Aufwand als nötig), Bestände beziehungsweise unfertige Arbeit, unnötige Bewegung, Fehler und Nacharbeit sowie Überproduktion – im Projektkontext etwa Features, die niemand braucht, oder Reports, die niemand liest.

Daraus leiten sich fünf Prinzipien ab, die sich in nahezu jedem Projekt anwenden lassen, unabhängig von der gewählten Vorgehensmethode:

Wert definieren – aus Sicht der Empfänger, nicht der internen Prozesse. Wertstrom abbilden – sichtbar machen, welche Schritte von der Idee bis zum Ergebnis wirklich nötig sind, etwa mit einer einfachen Wertstromanalyse auf einem Whiteboard. Fluss erzeugen – Blockaden und Wartezeiten zwischen Arbeitsschritten beseitigen, statt Kapazitäten einzelner Rollen zu maximieren. Pull statt Push – Arbeit erst dann in die nächste Phase geben, wenn dort tatsächlich Kapazität frei ist, statt Aufgaben unabhängig vom Bedarf weiterzureichen. Und schließlich kontinuierliche Verbesserung im Kaizen-Sinn: kleine, regelmäßige Anpassungen statt großer, seltener Reorganisationen.

Wichtig ist die Abgrenzung zu Agile: Lean ist kein Vorgehensmodell mit festen Rollen und Ritualen wie Scrum, sondern eine Optimierungslinse, die auf beliebige Prozesse angewendet werden kann – auf ein klassisches Wasserfallprojekt genauso wie auf einen Sprint. Ein Kanban-Board, das den Work-in-Progress begrenzt, ist gelebtes Lean-Prinzip, unabhängig davon, ob das Team sich agil oder klassisch versteht.

Pragmatic PM: Die Haltung hinter der Methode

Während Lean PM ein relativ klar umrissenes Set an Prinzipien liefert, ist pragmatisches Projektmanagement kein einzelnes, standardisiertes Framework mit eigenem Zertifikat, sondern eine Haltung: so viel Methode wie nötig, so wenig wie möglich. Pragmatische Projektleiter:innen fragen bei jedem Werkzeug – ob Statusbericht, Steering-Committee-Termin oder Retro – zuerst, welches Problem es eigentlich löst, und verzichten konsequent auf alles, was nur aus Gewohnheit oder Lehrbuchtreue existiert.

Das ist inhaltlich eng mit dem Tailoring-Gedanken verwandt, der sich mittlerweile auch in etablierten Standards wiederfindet: moderne Project-Management-Guides betonen ausdrücklich, dass Methoden und Praktiken an Projektgröße, Risiko, Team und Organisationskultur angepasst werden müssen, statt sie unverändert aus dem Lehrbuch zu übernehmen. Pragmatismus bedeutet dabei ausdrücklich nicht Beliebigkeit oder das Weglassen von Struktur überall dort, wo sie unbequem ist – sondern eine bewusste, begründete Entscheidung, welches Maß an Formalität ein konkretes Projekt tatsächlich braucht.

Fünf Faustregeln für den Alltag

Aus beiden Denkschulen lassen sich handhabbare Regeln für die Projektpraxis ableiten. Erstens: Jedes Meeting, jeder Report und jedes Artefakt braucht einen klar benennbaren Empfänger und Nutzen – sonst gehört es auf den Prüfstand. Zweitens: Lieber wenige Kennzahlen konsequent nutzen als viele Kennzahlen sammeln, die niemand liest. Drittens: Formalität sollte mit dem Risiko skalieren – ein internes Pilotprojekt mit zwei Personen braucht keinen Steering-Ausschuss, ein regulatorisch kritisches Programm mit externen Partnern schon. Viertens: Prozesse regelmäßig, aber in kleinen Schritten hinterfragen, statt sie über Jahre unverändert fortzuschreiben oder einmal im Jahr komplett neu aufzusetzen. Fünftens: Die gewählte Methode dem Team erklären können – wer nicht begründen kann, warum ein Ritual existiert, sollte es infrage stellen.

Ein typisches Beispiel

Ein IT-Dienstleister mit rund 80 Mitarbeitenden betreute ein internes Digitalisierungsprojekt, bei dem sich Reports, Jour-fixe-Termine und Freigabeschleifen im Laufe der Zeit angesammelt hatten – jede einzelne Ergänzung war einmal sinnvoll begründet, in Summe band sie aber fast ein Drittel der Projektleitungszeit. Statt eine neue Methode einzuführen, hat das Projektteam eine einfache Wertstromanalyse für die eigenen Steuerungsprozesse gemacht: Welche Information fließt wohin, wer braucht sie wirklich, wo entstehen Wartezeiten? Ergebnis: Zwei von vier wöchentlichen Terminen entfielen ersatzlos, ein Report wurde von zwölf auf drei Kennzahlen reduziert, und eine Freigabeschleife wurde durch ein einfaches Ampel-System im Projekttool ersetzt. Die investierte Zeit für Projektsteuerung sank spürbar, ohne dass Transparenz oder Steuerbarkeit verloren gingen – weil konsequent nach Wert statt nach Gewohnheit gefragt wurde.

Auf den Punkt

Lean PM liefert eine konkrete Linse, um Verschwendung in Projektprozessen sichtbar zu machen: sieben Verschwendungsarten, fünf Prinzipien, anwendbar unabhängig von der gewählten Vorgehensmethode. Pragmatisches Projektmanagement liefert die dazugehörige Haltung: Methode ist Mittel zum Zweck, nicht Selbstzweck, und muss zu Projektgröße, Risiko und Team passen. Zusammen ergeben beide Ansätze eine einfache Leitfrage für jedes Ritual, jeden Report und jedes Tool im Projekt: Schafft das hier wirklich Wert – oder haben wir es nur, weil wir es immer schon so gemacht haben?